Artículo 13º.– La Secretaría Municipal estará a cargo de un Secretario Municipal, que tendrá como funciones genéricas dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo Comunal, y desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.

De la Secretaría Municipal dependerán el Departamento de Informática; la Oficina de partes, Archivo, Reclamos e Informaciones y la Oficina de Protocolo.

Artículo 14º.– La Secretaría Municipal deberá cumplir además las siguientes funciones específicas:

1. Desarrollar las actividades específicas que le asigna la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, en relación a la constitución y funcionamiento del Concejo.

2. Cumplir las funciones que le asigna la Ley Nº 19.418, sobre juntas de vecinos y demás organizaciones comunitarias.

3. Actuar como Ministro de Fe para los efectos establecidos en el Artículo 177º inciso segundo del Código del Trabajo.

4. Transcribir las resoluciones del Alcalde, acuerdos del Concejo, de los comités, velar por su cumplimiento y mantener un archivo de tal documentación.

5. Proponer y coordinar la ejecución de un Plan Comunal de Emergencias y Catástrofes, en concordancia con los planes regionales sobre la materia; y

6. Cumplir con las demás funciones que la Ley o el Alcalde le señalen.

Artículo 15°.- El Departamento de Informática depende directamente de la Secretaría Municipal y tiene como objetivo administrar, ejecutar, coordinar y supervisar todas las actividades necesarias para apoyar integralmente y administrar eficientemente los recursos informáticos de la Municipalidad, asegurando su correcto funcionamiento como herramienta de trabajo integral de apoyo tecnológico a la gestión del Municipio.

Este Departamento tiene las siguientes funciones:

1. Elaborar planes de renovación y adquisición de hardware y software, que respondan efectivamente a las necesidades de la Municipalidad.

2. Proponer con base en criterios de calidad y servicio de proveedores, alternativas de contratación de servicios informáticos.

3. Realizar el seguimiento del cumplimiento íntegro de los términos técnicos de los contratos de servicios informáticos adquiridos.

4. Analizar y evaluar las aplicaciones de los nuevos sistemas y procedimientos técnicos tendientes a mejorar, agilizar, modernizar y actualizar los servicios de información ofrecidos a las diferentes áreas.

5. Participar en las gestiones de selección, elección y compra de los equipos informáticos necesarios para el Municipio.

6. Proponer planes de capacitación para los funcionarios de cada Dirección, que respondan a las necesidades de actualización del área y del Municipio.

7. Mantener todos los documentos que son antecedentes de los trabajos realizados para el funcionamiento de los sistemas informáticos. Manuales Técnicos, Manuales de Implementación, Programas, etc.

8. Administrar y mantener correctamente los servidores y el sistema operativo de la red.

9. Mantener las bases de datos y/o archivos de datos que han sido definidos.

10. Mantener la continua disponibilidad de los sistemas desarrollados e implementados.

11. Estudiar el perfil de los usuarios, sus accesos y atribuciones que les correspondan, los que han sido requeridos por los responsables de cada Dirección Municipal.

12. Controlar la adecuada utilización y conservación de las instalaciones, máquinas, muebles y equipos relacionados con el área;

13. Realizar el seguimiento necesario para la óptima utilización de los softwares institucionales.

14. Desarrollar las políticas necesarias para el adecuado mantenimiento de respaldos de información relevante, y

15. Cumplir con las demás funciones que le asigne el Secretario Municipal o el Alcalde.

Artículo 16º.– La Oficina de Partes, Archivo, Reclamos e Informaciones, dependerá directamente de la Secretaría Municipal y sus objetivos serán:

1. Mantener un constante flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la Municipalidad proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para la actividad municipal.

2. Mantener registros numerados correlativamente de decretos, oficios y demás resoluciones y documentación oficial de la Municipalidad.

3. Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución de la correspondencia oficial.

4. Mantener archivos actualizados de la documentación recibida y despachada por la Municipalidad.

5. Llevar y conservar el archivo central de la documentación oficial del Municipio, de acuerdo a las técnicas de conservación y clasificación existente.

6. Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación interna y externa de la Municipalidad.

7. Recibir y dar tramitación a las consultas y reclamos que formule la ciudadanía local.

8. Mantener un índice correlativo de los decretos exentos y los sometidos a registro ante la Contraloría General de la República.

9. Mantener copias de los Convenios y decretos aprobatorios de los mismos, celebrados por el Municipio.

10. Mantener Registros actualizados de las organizaciones comunitarias e instituciones receptoras de recursos públicos.

11. Cumplir con las demás funciones que le asigne el o la Secretario(a) Municipal o el Alcalde.

Estructura Organizacional
SECRETARIA MUNICIPAL